Intervista

Antonino Maddonni Head of Risk Management HDI ASSICURAZIONI

Come riorganizzare l’attività lavorativa in Smart Working ?

Lo Smart Working è un modello organizzativo in grado di portare notevoli vantaggi alle organizzazioni che lo adottano: in termini di produttività, di raggiungimento degli obiettivi, ma anche in termini di welfare e qualità della vita del lavoratore.

Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda che si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici.

Il Lavoro Agile è sinonimo di benessere e produttività dei dipendenti. Ma non solo. Le pratiche di lavoro a distanza si stanno rivelando un’arma sempre più fondamentale per fronteggiare situazioni di emergenza a livello locale e nazionale.

Ne è un pratico esempio la recente questione del Coronavirus che ha costretto all’isolamento e alla prudenza. Molte realtà imprenditoriali hanno adottato a pieno regime lo Smart Working con l’obiettivo di ridurre al minimo i rischi e le possibilità di contagio, senza rinunciare a portare avanti le proprie attività. È stato fortemente raccomandato nel protocollo per il contrasto e il contenimento della diffusione del Covid-19 negli ambienti di lavoro del 24 aprile 2020, il ruolo “anti contagio” dello smart working si rafforza con il decreto Rilancio che, con particolare riferimento ai lavoratori dipendenti del settore privato, prevede la possibilità di richiedere (ed ottenere) di svolgere la propria prestazione a distanza se genitori di figli minori di 14 anni di età.

In questo quadro emerge come le aziende già abituate allo Smart Working prima della situazione d’emergenza, possano trarre un notevole vantaggio organizzativo e competitivo, rispetto a realtà meno avvezze a queste pratiche. In generale, sono diversi gli elementi da considerare quando si intende attivare iniziative di Smart Working in situazioni di emergenza.

I benefici ottenibili dall’introduzione dello Smart Working da parte delle aziende sono rilevanti e si possono misurare in termini di miglioramento della produttività, riduzione dell’assenteismo e riduzione dei costi per gli spazi fisici. Ma i vantaggi derivanti dallo Smart Working riguardano anche la soddisfazione del lavoratore e la società. L’Osservatorio Smart Working ha stimato l’incremento di produttività per un lavoratore derivante dall’adozione di un modello “maturo” di Smart Working: siamo nell’ordine del 15%! Volendo proiettare l’impatto a livello complessivo di sistema Paese, l’effetto dell’incremento della produttività media del lavoro in Italia si può stimare sui 13,7 miliardi di euro.

Dalla teoria passiamo alla pratica. Come visto, la filosofia del Lavoro Agile, con i benefici e le implicazioni normative annessi, si sta diffondendo sempre più tra le aziende italiane. È bene chiedersi allora se l’azienda stia considerando tutti gli elementi fondamentali nel modello di Smart Working. Ogni progetto di Smart Working, infatti, per avere successo, richiede di considerare contemporaneamente competenze diverse in azienda e di agire in modo sistemico su diverse leve di progettazione. Essenziale è la complementarietà tra soluzioni tecnologiche adottate, il ripensamento degli spazi e lo sviluppo di competenze e di una cultura aziendale orientata ai risultati. Di seguito i pilastri dello smart working: tecnologie, competenze, spazi e cultura, le fondamenta alla base di ogni buona pratica di Smart Working.

Le tecnologie: Dalla Social Collaboration alle Workspace Technologies

Una delle prime attenzioni, all’atto dell’avvio di qualsiasi iniziativa di Smart Working, deve essere quella di analizzare la dotazione tecnologica disponibile per comprendere la fattibilità concreta del progetto. Le tecnologie digitali rivestono infatti un ruolo fondamentale nell’agevolare e rendere possibili nuovi modi di lavorare e sono un driver fondamentale dello Smart Working. Il digitale consente di ampliare e rendere virtuale lo spazio di lavoro, creando un digital workplace in cui comunicazione, collaborazione e socializzazione son indipendenti da orari e luoghi di lavoro.

Le Competenze: Le skills digitali per la rivoluzione “agile”

La disponibilità di tecnologie digitali è una condizione necessaria per permettere alle persone di svolgere il proprio lavoro anche da remoto, ma affinché questo avvenga in modo efficace occorre agire sullo sviluppo di competenze digitali che siano trasversali rispetto al profilo professionale di ciascuno. Lo sviluppo di competenze digitali è rilevante nelle organizzazioni, non solo perché contribuisce a rendere il lavoro più smart, ma anche perché, alla luce dell’impatto della digitalizzazione sui processi aziendali è un requisito fondamentale per garantire l’employability delle persone nel medio lungo periodo.

La Cultura: Verso un’organizzazione result-based

Come visto, nelle organizzazioni private di grandi dimensioni, è cresciuto il numero di realtà che fanno Smart Working. Andando sotto la superficie si nota che in realtà il numero di organizzazioni che ha davvero cambiato il proprio approccio di organizzazione del lavoro è ancora molto limitato. Ancora c’è molto da fare, insomma, in questa direzione. L’esperienza delle aziende più mature mostra come la vera posta in palio sia l’affermarsi di un’organizzazione capace di generare autonomia e responsabilità nelle persone, riconoscerne il merito, sviluppare talenti e l’engagement verso l’innovazione e il cambiamento.

Dal management della presenza al management del risultato

Il management della presenza richiede obiettivi chiari ed indicazioni precise, temporali, strutturando timeline accordate tra azienda e lavoratore favorendo così un clima di sfiducia. Grazie allo smart working è invece necessario passare dal management basato sulla presenza al management basato sui risultati raggiunti.

Una buona comunicazione multicanale

Mantenere costante la comunicazione con le persone. Per informazioni routinarie, email e instant messaging sono la via di comunicazione ottimale ma per sessioni di brainstorming o condivisione di informazioni personali è fondamentale avere un rapporto umano attraverso il contatto telefonico o la video conference in quanto aumentano la condivisione dei messaggi chiave e l’approccio personale.

Avere a disposizione gli strumenti adeguati

Lo smart working è profittevole solo se l’azienda fornisce al lavoratore gli strumenti adeguati per poter comunicare, condividere informazioni e sviluppare la propria attività. (Pc, Smartphone, cuffie e webcam ma non solo; strumenti o il software per la gestione di progetti consentono di monitorare i progressi delle attività, entrare in contatto con referenti aziendali e pianificare progetti da remoto).

Massimizzare la gestione del tempo

Stilare una to-do list di mansioni da smarcare è fondamentale per un corretto smart working. Inoltre, se si desidera perseguire il worklife balance e riuscire a gestire tutte le incombenze della giornata, quando si lavora fuori ufficio e in modalità flessibile è importante pianificare anche le commissioni personali in modo da avere una chiara visione di cosa fare nella giornata e non creare conflitti d’agenda.

Mettere dei limiti

Di fronte a richieste urgenti è necessario dare spazio alle priorità. Ammorbidire il feedback negativo richiedendo un brief dettagliato, il motivo per il quale si tratta di una priorità e proporre qualcun altro a cui chiedere supporto potrebbe essere la soluzione. Lavoro flessibile non significa lavorare h 24, quindi nel paradigma del Lavoro Agile è importante porre dei limiti alla propria reperibilità, concedersi pause, scegliere un momento di inizio e uno di fine della propria attività lavorativa.

Attenzione al Multitasking

Il rischio dello Smart Working è la dispersione, di concentrazione e di tempo. È importante sviluppare un progetto e portarlo a termine in modo qualitativo e solo dopo averlo terminato, concentrarsi sul successivo.

Rendere il lavoro agile accessibile a tutti

Lo smart working dovrebbe essere trasversale, non dovrebbero esserci lavoratori “smart” ed altri “fissi” – la maggior parte delle mansioni possono essere gestite con una certa flessibilità. Chi lavora in maniera agile dovrebbe permetterlo anche ai propri collaboratori.

Diffondere la nuova cultura di lavoro

Un’occasione per condividere la flessibilità in maniera efficace può essere una formazione specifica in tecniche di Lavoro Agile per i manager e delle sessioni di sensibilizzazione per i team che collaborano su progetti.

Mantenere l’approccio personale

Circa il 20% delle persone, aumentano la qualità del loro lavoro se hanno la possibilità di gestire il proprio tempo in maniera flessibile. Il senso di soddisfazione è importantissimo per le performance: non è universale e ogni dipendente lo identifica con l’appagamento di specifiche esigenze.

Organizzare gli spazi fisici

Anche fuori dall’ufficio, che sia a casa o in un’area di co-working, è necessario ricavarsi uno spazio esclusivamente dedicato al lavoro. Dovrebbe essere ordinato e ubicato in un’area che non presenti distrazioni.

I vantaggi dello smart working

Migliore pianificazione delle giornate lavorative, maggiore concentrazione e minore necessità di abbandonare il posto di lavoro: questi i tre plus principali che sembrano fare dello smart working un modello organizzativo moderno ed efficiente.

Dall’utilizzo di questa nuova modalità organizzativa del lavoro dipendente, si attende la possibilità di accrescere la produttività dei lavoratori, stimata intorno al 20%, proprio grazie alle migliori condizioni di lavoro.

Sempre in termini economici, un beneficio per l’azienda può derivare anche dalla riduzione dei costi.

Attraverso degli studi condotti nei Paesi che hanno già sviluppato forme di smart working, si è potuta osservare altresì la riduzione del tasso di assenteismo dei lavoratori, quale benefit derivante della flessibilità lavorativa che consente al lavoratore di ottimizzare la gestione degli equilibri personali e familiari. Notevoli anche i benefici afferenti direttamente i lavoratori, che possono ottimizzare i tempi di lavoro, non dovendo più affrontare più o meno lunghi spostamenti da casa al luogo di lavoro, conseguendo inoltre un risparmio sui costi connessi a tale trasferimento quotidiano.

Come soddisfare le aspettative dei clienti, radicalmente trasformate dal COVID-19?

L’epidemia (o pandemia) da Coronavirus sta ridisegnando scenari economici. Le ripercussioni del Coronavirus e del suo impatto economico coinvolgono i mercati a livello locale ma soprattutto globale. Le stime delle perdite economiche potranno essere fatte solo alla fine dell’epidemia, ma già da ora i danni appaiono ingenti in tutto il mondo. È fondamentale che le aziende sappiano reagire subito, adattando la loro strategia all’emergenza e modificando i piani di marketing e vendita. L’obiettivo è agire adesso, guardando al futuro e alla fine della crisi, sapendo che il mercato e le persone ne usciranno inevitabilmente cambiati.

La pandemia di Covid-19 e in particolare le misure di restrizione conseguenti al lockdown hanno avuto un forte impatto anche sul settore assicurativo, sia sull’operatività delle compagnie e degli intermediari, che sul piano dell’assistenza ai clienti.

Le restrizioni imposte dall’emergenza sanitaria Covid hanno comportato una drastica mutazione delle modalità operative delle imprese di assicurazione. Sin dall’inizio della pandemia, quasi tutto il settore assicurativo si è attivato per garantire ai propri dipendenti, alla rete distributiva e ai propri assicurati, il massimo supporto senza perdere di vista, allo stesso tempo, la continuità aziendale.

Nonostante ciò, fin da subito le imprese sono andate incontro alle mutate esigenze dei propri assicurati prevedendo piani di sospensione delle coperture, proroghe, dilazioni del pagamento dei premi o voucher in grado di fare recuperare a rinnovo eventuali frazioni di premio.

A livello operativo, le restrizioni alla libertà di circolazione imposte dalla pandemia hanno generato notevoli difficoltà nella gestione delle attività peritali. Anche rispetto a tale criticità, la risposta delle imprese è stata estremamente rapida. Nel ramo property, per esempio, si è cercato di supplire all’impossibilità di effettuare le perizie in loco ricorrendo all’utilizzo di video-perizie o di perizie documentali. In altri settori, come ad esempio quello agricolo, dove l’accertamento peritale è un atto indifferibile sono state predisposte delle linee guida associative volte a garantire lo svolgimento in sicurezza degli accertamenti peritali. Anche per i sinistri che hanno prodotto lesioni alla persona, le compagnie hanno operato, laddove possibile, con valutazioni per tabulas.

Le compagnie assicurative hanno prontamente pensato a come soddisfare le nuove necessità dei propri assicurati, estendendo ad esempio gratuitamente la gamma dei servizi e della protezione offerta da polizze rivolte alla copertura della casa con delle novità utili ad affrontare i rischi del Covid-19. Queste estensioni consentiranno ad esempio gratuitamente al cliente e al suo nucleo familiare di avere diverse forme di assistenza, anche medica e psicologica, sia nella fase pre Covid-19 , sia in quella post di un eventuale ricovero.

Per il futuro:

Sviluppare prodotti per le epidemie

– come proteggere più imprese e individui di quanto non sia avvenuto COVID-19 ?

– La copertura contro le pandemie è impossibile senza il sostegno dello stato (e possibilmente anche con tale supporto) … ma dovremmo iniziare a pensare a nuove soluzioni

– Che tipo di copertura? Qual è la dimensione geografica ottimale?

Come coinvolgere i mercati finanziari?

Offrire una migliore protezione alle persone anziane con un interesse «più basso per più tempo»

– Sia le assicurazioni sulla vita che i prodotti di rendita potrebbero essere utilizzati per l’assistenza a lungo termine

(e / o cure mediche) e l’indennità di morte completa o il valore in contanti dovrebbero essere disponibile dove la cura non è mai stata / parzialmente utilizzata.

In questo momento gli assicuratori sono chiamati ad offrire ai clienti un coinvolgimento proattivo ed empatico. Solo così sarà possibile gestire meglio la crisi, oggi, e conquistare nuova fiducia, domani, quando sarà tornato il sereno. Per raggiungere questo obiettivo, le assicurazioni stanno offrendo:

Copertura dell’applicabilità e consulenza in materia di salute e sicurezza
Disponibilità 24 ore su 24 su canali umani e virtuali
Funzionalità di reclamo e pagamenti automatizzati, basati su dati e analisi
Richieste di risarcimento senza contestazioni attraverso sistemi e processi di intelligenza artificiale
Una forza lavoro agile abilitata all’uso di tecnologie diffuse
Piattaforme digitali che consentono la collaborazione di diverse funzioni interessate (assicuratori, servizi di emergenza, ospedali, datori di lavoro, consulenti in salute mentale…) per lavorare insieme e aiutare i clienti nei loro momenti disperati sono importanti.

In questa fase le assicurazioni possono garantire anche un fattore altrettanto importante quanto la tecnologia – una visione strategica. Naturalmente, le imprese o le società hanno la responsabilità di comprendere i loro rischi e perdite specifici, coprirli di conseguenza attraverso l’assicurazione e comprendere le sfumature dei loro contratti. Ma in questo le assicurazioni svolgono una funzione insostituibile.

In questo modo può emergere una collaborazione con le aziende ancora più forte, perché ora è possibile, anzi fondamentale, concentrarsi sulla revisione della strategia di copertura, per verificare ciò che è coperto e ciò che non lo è ma che ora ne ha bisogno – quindi per salire ad una fase più estesa e responsabile di collaborazione strategica tra assicurazioni ed aziende.

È qui che l’assicurazione diventa innovazione per proteggere lo sviluppo proprio quando sembra fondamentale sopravvivere. Ma con l’innovazione si centra il duplice bersaglio di sopravvivere e al tempo stesso prepararsi alla ripresa.